INFORMATIVA PER I SOCI

AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 RELATIVO ALLA PROTEZIONE DELLE PERSONE FISICHE CON RIGUARDO AL TRATTAMENTO DEI DATI

Gentile Socio,

ai sensi dell’art.13 del Regolamento dell’Unione Europea n. 2016/679 (di seguito “Regolamento”), La informiamo che i dati personali da Lei forniti formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e delle disposizioni di seguito specificate.
Scopo dell’Associazione è promuovere lo sviluppo scientifico e culturale nel campo delle sezioni:
Anestesia e Medicina Preoperatoria, Rianimazione e Terapia Intensiva, Medicina Critica dell’Emergenza, Medicina del Dolore e Cure Palliative, Medicina Iperbarica, Cure Materno-Infantili.

Titolare del trattamento – è la Società Italiana di Anestesia Analgesia Rianimazione e Terapia Intensiva (SIAARTI) al cui legale rappresentante pro tempore l’interessato potrà rivolgersi per far valere i Suoi diritti direttamente all’indirizzo e-mail info@siaarti.it.

Il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) – è LUSIOS s.r.l. il cui referente è contattabile ai seguenti recapiti: michele.mercanti@lusios.it, michele.mercanti@pec.micmer.it.

Finalità e base giuridica del trattamento – I dati personali in nostro possesso o che ci verranno da Lei comunicati al momento dell’iscrizione all’Associazione mediante la compilazione del nostro modulo di registrazione cartaceo o elettronico attraverso il ns. portale (www.siaarti.it), saranno trattati per le finalità di seguito indicate:

perfezionare il rapporto associativo instaurato con SIAARTI e la sua iscrizione al sito istituzionale, al fine di aggregare i medici che operano nei campi di Anestesia, Analgesia, Rianimazione e Terapia Intensiva per favorire scambi culturali ed esperienze cliniche;
proporre contenuti riservati e fornire supporto ai soci per quanto riguarda le attività di aggiornamento e formazione continua tramite FAD con sezione dedicata sul sito e attraverso l’organizzazione di congressi, convegni, eventi, ecc.);
adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine

dell’Autorità.
Il trattamento dei dati per le finalità a) e b) trova la sua base giuridica nell’art. 6 comma 1, lett. b (esecuzione obblighi precontrattuali e contrattuali); il trattamento dei dati per la finalità c) trova la sua base giuridica nell’art. 6 comma 1, lett. c (adempiere obbligo legale).

Inoltre, i suoi dati personali potrebbero essere usati:

inviare comunicazioni promozionali e commerciali relative a nuove iniziative curate da SIAARTI a mezzo e-mail, SMS e posta cartacea;
svolgere indagini di soddisfazione in merito ad eventi o attività svolte;
per la pubblicazione di foto o video, nell’ambito di attività cui abbia preso parte, sul sito e pagine social

dell’organizzazione.
Il trattamento per le finalità d), e) e f) trova la sua base giuridica nell’art. 6 comma 1, lett. a (consenso).

Luogo di trattamento – I dati verranno trattati ed archiviati presso la sede legale e ufficio di segreteria di SIAARTI, sito/a in Via del Viminale, 43, CAP 00184 Roma.

Ambito di comunicazione e diffusione – Possono venire a conoscenza dei Suoi dati, per conto della Società Italiana di Anestesia Analgesia Rianimazione e Terapia Intensiva (SIAARTI), professionisti e/o società designati a svolgere attività amministrativo / contabili o di consulenza, in ottemperanza a quanto previsto ex art. 28 del Regolamento (Responsabili esterni) o Persone autorizzate al trattamento, nominate ex art. 29 del Regolamento, individuate per iscritto, cui sono state date specifiche istruzioni scritte.

Informiamo inoltre che i dati raccolti non saranno mai diffusi e non saranno oggetto di comunicazione senza Suo esplicito consenso, salvo le comunicazioni necessarie che possono comportare il trasferimento di dati ad enti pubblici, a consulenti o ad altri soggetti per l’adempimento degli obblighi di legge.

Modalità di trattamento e conservazione – Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del Regolamento in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento.
I Suoi dati saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati di cui all’art. 5 del Regolamento, i Suoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati.

Tempo di conservazione dei dati – I dati forniti verranno conservati presso i nostri archivi, cartacei ed elettronici, secondo i seguenti parametri:

per le attività di amministrazione, contabilità, ordini, gestione della preventivazione e dell’intero flusso di produzione, assistenza e manutenzione, spedizione, fatturazione, servizi, gestione dell’eventuale contenzioso: 10 anni come stabilito dall’art. 2220 C.C., fatti salvi eventuali ritardati pagamenti dei corrispettivi che ne giustifichino il prolungamento;
per la conservazione di anagrafica: tempo illimitato per fini storico-scientifici;
per la promozione di servizi, iniziative, eventi: fino alla richiesta di cancellazione o dismissione del servizio;
per informazioni relative alla soddisfazione dei soci: 5

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati – Alcuni dati sono indispensabili per l’instaurazione del rapporto contrattuale o per la sua esecuzione, mentre altri si possono definire accessori a tali fini. Il conferimento dei dati al Titolare è obbligatorio per i soli dati per cui è previsto un obbligo normativo o contrattuale.

Trasferimento dati fuori dall’Unione Europea – Si ricorda all’interessato che l’utilizzo dell’applicazione WhatsApp per fornire o comunicare propri dati personali comporta il trasferimento di dati all’estero, per la precisione negli Stati Uniti d’America. I dati potranno essere archiviati in spazi virtuali, gestiti da Google, con server anche in territori extra UE. Tale trasferimento risulta però lecito, ai sensi dell’art. 46 paragrafo 2 lettera a) del Regolamento Europeo 679/2016, in quanto WhatsApp e Google aderiscono al Privacy Shield (accordo tra Stati Uniti d’America e Unione Europea per la tutela dei dati personali). Si avvisa che nonostante la liceità del trasferimento, i dati non avranno le stesse garanzie di dati trattati all’interno dell’Unione Europea.

Conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento – Nei casi in cui il conferimento dei dati è previsto da un obbligo normativo o contrattuale, l’eventuale rifiuto metterebbe il Titolare nelle condizioni di non poter dare esecuzione o prosecuzione al contratto in quanto costituirebbe un trattamento illecito. Nei casi in cui non sia previsto alcun obbligo di legge al conferimento dei dati, il rifiuto non sortirebbe le conseguenze di cui sopra ma impedirebbe comunque di dare esecuzione alle operazioni accessorie.

Categorie particolari di dati personali – Ai sensi dell’art. 26 del Codice Privacy come modificato dal Regolamento, Lei potrebbe conferire al Titolare “categorie particolari di dati personali” ai sensi dell’art. 9 del Regolamento, cioè quei dati che rivelano “l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione – Il Titolare non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, di cui all’articolo 22 del Regolamento.

Diritti dell’interessato – In ogni momento, Lei potrà esercitare, ai sensi degli articoli dal 15 al 22 del Regolamento, il diritto di:

chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
ottenere la rettifica e la cancellazione dei dati;
ottenere la limitazione del trattamento;
ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti;
opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto;
opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
proporre reclamo a un’autorità di

Può esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata alla Società Italiana di Anestesia Analgesia Rianimazione e Terapia Intensiva (SIAARTI), all’indirizzo postale della sede legale o all’indirizzo info@siaarti.it.

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI PER PARTECIPAZIONE A EVENTI

AIM Italy S.r.l. (di seguito, il “Titolare” o “AIM”), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”) e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali1 dei partecipanti (di seguito, l’“Interessato”) – anche in qualità di docenti (ad esempio, relatori, moderatori, ecc.) o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’“Evento”), anche erogato a distanza.

I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (ai sensi dell’art. 37 del Regolamento privacy) designato da AIM sono reperibili al seguente link https://www.aimgroupinternational.com/company-information.

1. Finalità e modalità del trattamento.

I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:

iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso accreditamento ai

fini dell’Educazione Continua in Medicina);

invio gratuito di documentazione afferente all’Evento;
utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento o caricati in upload dal medesimo, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento, nonché sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente);
invio della documentazione AIM, per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
previo specifico consenso, invio della documentazione da parte di altre società del Gruppo AIM, per aggiornare l’Interessato su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dal Gruppo AIM, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente Designati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito, il “Codice privacy”) e dell’art. 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.

Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 4., 5. e 6., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, nonché per la ricezione della documentazione AIM su tutti i futuri progetti, iniziative ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo, nonché in tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi da AIM nell’ambito della stessa area di interesse; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy. Invece, per quanto riguarda la finalità di cui precedente paragrafo 1, punto 7., il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma in sua assenza l’Interessato non potrà ricevere la documentazione delle altre società del Gruppo AIM su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dalle medesime; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è il consenso espresso dell’Interessato di cui all’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento privacy. Infine, per quanto concerne le finalità di cui precedente paragrafo 1, punti 2. e 3., il conferimento dei dati personali è obbligatorio, e la base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi legali in capo al Titolare, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento privacy.

3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.

In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:

all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;
agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti alla quota di iscrizione all’Evento;
alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc.);
ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;

tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo- contabili;
previo specifico consenso dell’Interessato, alle altre società del Gruppo AIM, per ricevere la loro documentazione su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dalle medesime.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Regolamento privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Regolamento privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.

Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento o caricati in upload dal medesimo, potranno essere diffusi all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento, nonché sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente).

Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE. Qualora per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati personali dell’Interessato

1 Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.

dovessero essere trasferiti in paesi al di fuori della UE, tale trasferimento avverrà unicamente a fronte dell’esistenza di accordi internazionali o decisioni di adeguatezza da parte della Commissione (ex art. 45 del Regolamento privacy), oppure di accordi contenenti c.d. “clausole contrattuali standard” (ex art. 46 del Regolamento privacy e ai sensi della Decisione della Commissione UE n. 2021/914 del 4 giugno 2021) ,ovvero in presenza di norme vincolanti d’impresa (ex art. 47 del Regolamento privacy) e comunque sulla base di garanzie appropriate che garantiscano ai dati personali un grado di protezione adeguato nel rispetto dei principi del Regolamento privacy. In mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45, comma 3 del Regolamento privacy, o di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 (clausole contrattuali standard) o dell’art. 47 (norme vincolanti d’impresa), il trasferimento di dati personali verso un paese terzo al di fuori della UE potrà avvenire soltanto in presenza di una delle condizioni previste all’art. 49 del Regolamento privacy”.

4. Diritti dell’Interessato.

Gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:

la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con

l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;

l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:

di revocare in qualsiasi momento il consenso (ove prestato) al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento

Posto che il consenso eventualmente prestato dall’Interessato ad essere contattato per finalità promozionali attraverso mezzi automatizzati per la finalità di cui al punto 7. del precedente paragrafo 1 si estende anche a quelli tradizionali, lo stesso potrà in ogni momento contattare AIM, ai recapiti sopra indicati, per esercitare il proprio diritto di opposizione, anche solo in maniera parziale, ossia in riferimento alle une o alle altre delle modalità di contatto sopra specificate.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, nelle modalità previste dall’art. 12 del Regolamento privacy e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del Codice privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:

AIM Italy S.r.l.

Viale Enrico Forlanini n. 23 – 20134 Milano

Telefono: 02 566011 – Fax: 02 56609059 – e-mail: info.aimcongress@aimgroup.eu

5. Durata del Trattamento.

Fatti salvi gli obblighi di legge, i dati personali dell’Interessato saranno conservati per la sola durata dell’Evento. Invece, per la ricezione, da parte di AIM e – previo specifico consenso – da parte delle altre società del Gruppo AIM, degli aggiornamenti su tutti i progetti, iniziative ed eventi futuri promossi dalle medesime, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla data di fornitura dei predetti aggiornamenti, se gli Utenti non ne avranno richiesto antecedentemente la cancellazione. Nonostante quanto precede, AIM potrà conservare taluni dati personali degli Interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.

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